Comment planifier sa journée : conseils et exemples

Tout le monde a besoin d’un plan de journée. Je veux avoir beaucoup à faire, être productif et rester énergique en même temps. La planification de la journée est donc une question importante et pertinente. Les salariés planifient leur journée sur un mois, une semaine et parfois même une année. Cependant, les routines quotidiennes jouent toujours un rôle important. Comment planifier sa journée ?

Pourquoi est-il important de planifier sa journée ?

Pour utiliser votre temps efficacement, vous devez établir un plan quotidien afin de répondre à un maximum de questions importantes. La planification vous aide à vous concentrer et à faire preuve de rigueur.

À première vue, la planification peut sembler une tâche difficile. Cependant, avec un peu d’effort et de créativité, et en maîtrisant quelques outils utiles, vous pouvez élaborer un bon plan pour atteindre vos objectifs.

Technique Jedi.

La technique Jedi de la boîte de réception vide est un moyen de planifier sa journée, son temps et ses tâches. Elle a été conçue par Maxim Dorofeev, formateur en entreprise, comme une modification de la méthode GTD (GetSthingsdone).

Une «boîte de réception» (ou «entrant») est une tâche, un problème ou un plan qui nécessite une délégation d’action ou de décision. Lorsque la «boîte de réception» est pleine, le cerveau est agité et incapable de fonctionner de manière productive. Il faut donc nettoyer la «boîte de réception» et faire en sorte que les choses se fassent.

Comment naviguer dans la «boîte de réception» ?

• Notez les tâches, les idées, les achats, etc. dans une liste séparée («boîte de réception»).
• Toutes les affaires doivent être conservées au même endroit. Ne créez pas plusieurs listes.
• Une «boîte de réception» vide est une information qui a été triée et collectée.
• La boîte de réception est l’endroit où vos questions sont stockées avant d’être triées. Avec l’apparition d’une nouvelle tâche («entrante»), elle est remplie à nouveau et les dossiers qui en sont issus en sortent.
• Consultez la liste à une fréquence déterminée (un jour ou une semaine), supprimez celles qui ont déjà été accomplies et complétez les nouvelles «entrantes».

La technologie Jedi n’implique que deux priorités de tâches : celles qui doivent être effectuées et celles qui ne doivent pas l’être.

La question «Que dois-je faire ? devrait répondre à la question.

Liste des tâches (ou liste des choses à faire)

Les pensées concernant des actions et des événements non réalisés sont constamment présentes dans notre cerveau. Lorsque le cerveau est rempli de pensées «entrantes», il ne peut pas fonctionner de manière productive. L’enregistrement des tâches libère le cerveau. C’est pourquoi il est utile de créer des listes (listes de choses à faire).

Trouvez des applications utiles pour tenir des listes. Utilisez les populaires todo lists, Evernote ou doit.im. Si vous n’êtes pas à l’aise avec les applications, utilisez un carnet de notes ou un agenda.

Notez les événements à venir dans le dernier petit carnet. Consultez votre agenda, vos notes sur le bureau et les autocollants, les rappels de votre téléphone. Rassemblez tout en un seul endroit.

Commencez par dresser une liste et un tableau d’ensemble. Ensuite, il faut la structurer et la classer par ordre de priorité.

Mettez l’accent sur les choses importantes. Utilisez le principe 80/20 de Pareto. Ce principe veut que dans une liste de 10 affaires, il y en ait deux qui soient plus importantes que les autres.

Une matrice de gestion du temps peut être utilisée. Elle divise toutes les questions en fonction de leur importance et de leur urgence. Prenez une feuille de papier et divisez-la en quatre parties ; vous obtenez quatre quadrants. Prenez ensuite une liste de choses et placez chacune d’entre elles dans le quadrant souhaité.

• A — question importante et urgente (nécessite une attention immédiate) ; et
• B — important mais pas urgent (pour une perspective à long terme) ; et
• C — urgent mais pas critique (doit être traité en dernier) ; et
• D — pas urgent et pas important ; D — urgent mais pas important (devrait être le dernier) ; D — urgent mais pas important (devrait être le dernier).

Au début, il peut être difficile de modifier la liste des tâches. Mais une fois que vous aurez configuré votre première «boîte de réception», les choses deviendront plus faciles et plus rapides.

Calendrier.

Les routines quotidiennes diffèrent des listes de tâches en ce sens que leurs délais d’exécution sont indicatifs. Les horaires et les programmes ne sont pas réservés aux écoliers. Il s’agit pour tous ceux qui veulent tirer le maximum de profit du temps d’écrire une journée en quelques minutes à l’aide d’une horloge.

Décidez de l’endroit où vous voulez faire votre routine quotidienne. Il s’agit d’une application de planification ou de calendrier sur votre smartphone. Si vous n’aimez pas les gadgets, un agenda en papier fera l’affaire.

Dans votre routine quotidienne, pensez à tout ce qui est important. Repensez à ce qui doit être fait aujourd’hui. Notez d’abord vos priorités.

Composez-les de manière à ce qu’elles soient facilement perceptibles. Tenez compte de tous les détails non résolus dans votre liste. Assurez-vous que vous n’avez rien oublié.

Essayez d’évaluer objectivement le temps consacré à l’exécution des tâches. En cas d’imprévu, il est préférable de le prévoir à la marge.

Exemple de planification d’une journée

Un plan approximatif pour la journée pourrait ressembler à ceci

• 6h00 : lever ;.
• 6h00-6h30-douche, recharge ;.
• 6.30-7.00-petit déjeuner flexible.
• 7. 00-7. 40-Travail.
• 8. 30-12. 30-Travail au bureau.
• 12. 30-13. 15-Déjeuner (aliments diététiques), petit repos ;.
• 13. 30-15. 00-Travail au bureau.
• 15. 00-15. 15-Café en pause/marche en l’air.
• 15. 15-17. 30-Réunion de travail.
• 17. 30-18. 30-Route vers la maison pour acheter des produits.
• 18. 30-19. 30-Dîner, préparer le dîner.
• 19. 30-21. 00-Temps pour soi / la famille / les loisirs.
• 21. 00-21. 30-Promenade avant le coucher.
• 21. 30-22. 00-Douche ;.
• 22. 00-23. 00-Lecture/musique ;.
• 23. 00- un sommeil fort et sain.

Vous pouvez vous inspirer de cet exemple de routine quotidienne.

Conseils pour l’édition de votre programme journalier

Comment planifier sa journée?2 Partir d’un point :

• Il est temps de créer un plan. Il est préférable de composer à l’avance. La veille ou le matin. Cela vous donne la possibilité de réviser et d’ajuster.
• Cela permet d’obtenir des résultats pour la journée. Le dernier paragraphe du plan quotidien est un résumé de la journée. Il analyse ce qui a été fait, les causes des difficultés et les moyens d’améliorer le processus de mise en œuvre de la tâche.

Le processus de préparation du plan se déroule étape par étape comme suit

• Dresser une liste des choses à faire. Allumez les petits et les grands éléments.
• Diviser l’entreprise en groupes. Le tri est basé sur différents critères, par exemple l’importance et l’urgence (le principe de la division est expliqué ci-dessus). Faites le tri de ce qui est important et de ce qui vous permettra d’atteindre vos objectifs. Exécutez-les en premier lieu. Si des tâches doivent être exécutées immédiatement, commencez par elles.
• Détendez les choses pour l’exécution.
• Répartissez le dossier par ordre d’importance (en le colorant de symboles ou de fleurs), à l’aide de notes.
• Planifiez la mise en œuvre de l’affaire pour une période donnée. Laissez la zone protégée en cas d’événements inattendus.
• Ne prévoyez pas grand-chose pour la journée. Planifier 1 à 3 choses importantes qui doivent être faites de toute façon. Et le reste, si vous avez le temps.
• Répartissez la semaine de manière équilibrée.

Ne vous découragez pas si l’un des points du plan ne fonctionne pas. Reportez-le au jour suivant.

Autres recommandations utiles en matière de planification

Utilisez des astuces pour planifier votre journée.

• Procurez-vous un beau journal ou téléchargez une application pour smartphone ou ordinateur afin d’y consigner vos tâches et vos projets. Il existe de nombreux programmes d’assistance qui systématisent automatiquement les tâches, modifient les horaires et rappellent les plans au cours de la journée. Les outils de planification les plus populaires sont Google Calendar et WunderList.
• Gardez toujours un planeur ou un agenda à portée de main. Ajustez votre routine quotidienne en cas de nouveaux cas et pour réviser les nouvelles tâches.
• Utilisez deux ou trois outils de planification. Par exemple, il existe une technique efficace appelée BulletJournal. Selon cette technique, les plans, les idées, les habitudes et les détails financiers sont notés dans un carnet ordinaire. Ou encore la célèbre technique de planification Pomodoro. Son principe est le suivant. Réglez un minuteur pour 25 à 30 minutes et travaillez activement sans vous laisser distraire. Après avoir éteint le minuteur, faites une pause de 5 minutes. Puis reprenez votre travail pendant 25 à 30 minutes.
• Répartissez la charge de travail. Les scientifiques ont découvert que le cerveau fonctionne mieux à certains moments de la journée. Suivez les biorythmes de votre corps. Analysez les heures de la journée où vous êtes le plus actif. Répartissez la charge en conséquence.

Autre recommandation. Essayez d’éviter la surcharge. Réservez au moins un jour libre dans votre agenda pour vous consacrer à vous-même ou à quelque chose que vous aimez.

Conclusion.

L’apprentissage de la planification rationnelle des journées est utile à tous. Il permet d’améliorer la productivité et l’efficacité dans toutes les activités.

Le temps a tendance à passer très vite. N’oubliez pas d’inclure dans votre plan du temps pour vous et les choses que vous aimez faire. C’est le meilleur moyen d’augmenter votre énergie.